MAKALAH
AUDIT TEKNOLOGI SISTEM INFORMASI #
Untuk Memenuhi Salah Satu Tugas
Mata Kuliah Audit Teknologi Sistem Informasi #
Dosen : Qomariyah
Disusun Oleh :
Janet Kalyana ( 1B117088 )
Tommy Armando (1B117168 )
Bayu Pradana (1B117067 )
FAKULTAS ILMU KOMPUTER DAN TEKNOLOGI INFORMASI
UNIVERSITAS GUNADARMA
PTA 2018/2019
A. Pengendalian Aplikasi
Pengendalian aplikasi (application controls) adalah sistem pengendalian intern komputer yang berkaitan dengan pekerjaan atau kegiatan tertentu yang telah ditentukan (setiap aplikasi berbeda karateristik dan kebutuhan pengendaliannya). Misalnya komputerisasi kepegawaian tentu berbeda resiko dan kebutuhan pengendaliannya dengan sistem komputerisasi penjualan, apalagi bila sistem penjualan tersebut didesain web-basedatau E-Commerce.
B. Tujuan Pengendalian Aplikasi
Tujuan pengendalian aplikasi menurut Anies S.M. Basalamah (2011, 197) adalah untuk memperoleh keyakinan bahwa:
1) setiap transaksi telah diproses dengan lengkap dan hanya diproses satu kali.
2) setiap data transaksi berisi informasi yang lengkap dan akurat;
3) setiap pemrosesan transaksi dilakukan dengan benar dan tepat;
4) hasil-hasil pemrosesan digunakan sesuai dengan maksudnya; dan
5) aplikasi-aplikasi yang ada dapat berfungsi secara berkesinambungan.
C. Klasifikasi Pengendalian Aplikasi.
Kategori pengendalian yang termasuk dalam klasifikasi Application control adalah sebagai berikut:
1) Pengendalian Masukan Atau Input Controls.
2) Pengendalian Proses Pengolahan Data Atau Process Controls.
3) Pengendalian Keluaran Atau Output Controls.
1. Pengendalian Masukan (Input)
Pengendalian masukan yaitu pengendalian yang ditujukan kepada semua data yang akan di-entry apakah sudah diyakini kebenarannya, sah, lengkap, tidak terduplikasi, dan cermat.. Pengendalian masukan ini sangat penting mengingat apabila terjadi kesalahan input data maka kesalahan tersebut tentunya akan terus berlanjut sampai tahap pemrosesan data dan hasil keluarannya pun tentu akan ikut menjadi salah (garbage in garbage out). Mengapa diperlukan pengendalian input? Karena input merupakan salah satu tahap dalam sistem komputerisasi yang paling krusial dan mengandung resiko. Resiko yang dihadapi misalnya ialah:
1) Data transaksi yang ditulis oleh pelaku transaksi salah.
2) Kesalahan pengisian dengan kesengajaan disalahkan.
3) Penulisan tidak jelas sehingga dibaca salah oleh orang lain (misalnya petugas yang harus meng-entry data tersebut ke komputer), khususnya bila yang diolah bukan dokumen aslinya, melainkan tembusan.
2. Pengendalian Atas Pengolahan (Processing )
Pengendalian proses (processing controls) ialah pengendalian intern untuk mendeteksi jangan sampai data (khususnya data yang sesungguhnya sudah valid) menjadi error karena adanya kesalahan proses. Kemungkinan yang paling besar untuk menimbulkan terjadinya error adalah kesalahan logika program, salah rumus, salah urutan program, ketidakterpaduan antar subsistem atupun kesalahan teknis lainnya. Pengendalian proses merupakan pengendalian yang ada pada setiap aplikasi yang telah terprogram dengan berbagai program yang spesifik. Pengendalian ini berperan untuk meyakini apakah proses telah dilakukan secara benar, sesuai dengan instruksi, diproses hanya satu kali tanpa ada pemrosesan ganda, dan diproses secara tepat. Pengendalian proses ini menurut Anies S.M. Basalamah (2011, 198) memiliki beberapa jenis pengendalian sebagai berikut :
1) Pemeliharaan ketepatan data
Pemeliharaan ketepatan data dapat dilakukan dengan cara berikut.
a) Batch control total
Pengendalian ini dilakukan dengan membandingkan total batch keluaran dengan total batch semula untuk mengidentifikasi apabila terjadi perbedaan.
b) Run-to-run control total
Pengendalian ini menggunakan jumlah dalam pengendalian keluaran yang berasal dari satu proses sebagai jumlah pengendalian masukan dalam proses berikutnya.
c) Transaction log
Pengendalian ini akan mencatat segala aktivitas yang terjadi dalam pemrosesan komputer.
d) Fallback procedures
Pengendalian ini bertujuan untuk mengumpulkan dan mengendalikan transaksi yang seharusnya telah diproses apabila sistem tetap beroperasi.
e) Restart procedures
Pengendalian ini dimaksudkan untuk memulai pemakaian kembali sistem setelah dilakukan pemberhentian aktivitas sistem.
f) Recovery procedures
Pengendalian ini digunakan untuk mengembalikan kondisi semula apabila terjadi kejadian yang tidak semestinya pada sistem.
2. Pengujian terprogram atas batasan dan memadainya pengolahan
Suatu program aplikasi biasanya telah dilengkapi dengan fitur untuk menguji kelengkapan, keakuratan, dan kelogisan data yang diproses. Para programmer telah mendesain sedemikian rupa agar program buatannya memiliki pengendalian yang mumpuni. Pengendalian-pengendalian yang terpasang dalam program-program tersebut di antaranya adalah sebagai berikut:
a) Zero balancing check
Pengendalian ini dilakukan untuk membuktikan bahwa dua jumlah dalam pembukuan yang dilakukan mempunyai angka yang sama sehingga apabila kedua jumlah tersebut dikurangkan akan menghasilkan angka nol.
b) Crossfooting check
Pengendalian ini bertujuan untuk meyakini apakah penjumlahan ke bawah (footing) sudah dilakukan dengan benar. Jumlah seluruh hasil penjumlahan ke samping harus sama dengan jumlah seluruh hasil penjumlahan ke bawah.
c) Overflow check
Pengendalian ini digunakan untuk menentukan apakah besarnya hasil pemrosesan melebihi besarnya register yang dialokasikan untuk menyimpannya.
3. Pengendalian atas file
File-file yang ada harus dikendalikan dengan tujuan untuk pencegahan dari pemakaian oleh orang yang tidak punya otorisasi. Jenis pengendalian yang temasuk dalam pengendalian atas file ini antara lain:
1. penggunaan label eksternal untuk memudahkan pengguna dalam mengadministrasikan file;
2. penggunaan label internal yang hanya dapat dibaca oleh komputer dengan program atau aplikasi khusus; dan
3. teknik rekonsiliasi untuk menyamakan jumlah record pada permulaan file data dengan perubahan-perubahan yang telah dilakukan.
3. Pengendalian Atas Keluaran (Output)
Pengendalian keluaran (output controls) ialah pengendalian intern untuk mendeteksi jangan sampai informasi yang disajikan tidak akurat, tidak lengkap, tidak mutakhir datanya, atau didistribusikan kepada orang- orang yang tidak berhak. Kemungkinan resiko yang dihadapi yang terkait dengan keluaran ialah seperti telah disebutkan di atas: laporan tidak akurat, tidak lengkap, terlambat atau data tidak uptodate, banyak item data yang tidak relevan, bias, dibaca oleh pihak yang tidak berhak. Dalam sistem yang sudah lebih terbuka (menggunakan jaringan komuni-kasi publik) potensi akses oleh hacker, cracker atau orang yang tidak berwenang lainnya menjadi makin tinggi.Pengendalian keluaran merupakan pengendalian yang meyakini bahwa hasil pemrosesan data telah sah, lengkap, cermat, dan didistribusikan kepada pihak-pihak yang berhak. Jangan sampai informasi yang telah di-entry dan diolah dengan cermat datanya kemudian disajikan secara tidak tapat, tidak andal, dan tidak mutakhir penyajiannya. Pengendalian keluaran ini menurut Anies S.M. Basalamah (2011, 198) memiliki beberapa jenis pengendalian sebagai berikut.
1. Rekonsiliasi keluaran dengan masukan dan pengolahan
Pengendalian ini bertujuan untuk memperoleh jaminan bahwa masukan telah diproses dengan benar sehingga hasilnya juga benar. Rekonsiliasi dilakukan secara terprogram oleh komputer maupun secara manual dengan membandingkan jumlah keluaran dan jumlah masukan.
2. Penelaahan dan pengujian hasil pengolahan
Laporan-laporan yang dihasilkan dari proses pengolahan data perlu ditelaah dan diuji kemudian dibandingkan dengan dokumen transaksi asalnya. Penelaahan juga dilakukan atas daftar revisi file-file induk.
3. Pendistribusian keluaran
Keluaran hanya didistribusikan kepada para pemakai yang memiliki otorisasi secara tepat waktu. Pada hasil keluaran juga hendaknya mencantumkan siapa saja pihak yang memang punya otorisasi untuk memperoleh hasil keluaran itu sehingga pendistribusian dari keluaran dapat dilakukan secara tepat tanpa adanya pendistribusian yang sia-sia..
4. Pengawasan terhadap catatan (record)
Pengawasan dilakukan dengan menjaga keamanan keluaran, menghindari perbaikan yang tidak material terhadap file, mengurangi biaya perlengkapan komputerisasi, dan mengendalikan keluaran-keluaran yang tidak diperlukan.
Studi Kasus
Latar Belakang Perusahaan
CD Design (selanjutnya desebut CD; nama sesungguhnya disamarkan demi kode etik) didirikan pada tahun 1980 di Singapura yang merancang dan memproduksi furniture khususnya furniture rumah. Berbagai rancangan CD identik dengan rancangan yang inovatif dan kreasi yang menarik untuk rumah kontemporer dan membuat CD satu dari produsen furniture terkenal Asia. Markas CD terletak di Singapura. Kini, CD telah membuka beberapa gerai ritel di Indonesia, Hong Kong, Taiwan, dan Australia. Di Australia, khususnya Victoria, terdapat dua gerai retail representative dan sebuah gudang.
Proses Bisnis Order Entry/Sales CD
Pelanggan awalnya memilih furniture yang menarik untuk dibeli di furniture peraga di gerai atau dari catalog. Setelah mereka memutuskan furniture mana yang akan dibeli, petugas penjualan mengecek ketersediaan di database persediaan. Pada saat furniture yang diminta tersedia ditangan, petugas penjualan menyiapkan Faktur (kertas karbonat terdiri dari empat kopi) dan menuliskan nama dan alamat pelanggan, kuantitas, tipe furniture, jumlah harga dan beban kiriman terkait, juga perkiraan tanggal pengiriman.
Biaya pengiriman dibebankan pada saat pelanggan setuju bila CD akan menangani pengiriman furnitur ke tempat mereka pada alamat dan tanggal yang sudah ditentukan, bila tidak beban tidak dibayarkan untuk pelanggan yang memutuskan untuk mengirim sendiri. Petugas penjualan juga memeriksa ketersediaan waktu pengiriman pada Buku Catatan Jadwal Pengiriman dan karenanya menjamin waktu pengiriman ke pelanggan yang CD janjikan untuk penuhi (kebijakan CD maksimal lima pengiriman per hari).
Sebaliknya, jika pesanan tidak tersedia, dokumen Pesanan Balik (Back Order) diminta (dengan syarat pelanggan menerima Pesanan Balik itu) dan Order Pembelian itu dibuatkan oleh manajer kantor yang meminta barang dikirim ke gudang Victoria. Kopi pertama diberikan ke pelanggan beserta Bukti Penerimaan Kas. Pelanggan diminta untuk membayar uang muka 30%, dan membayar sisanya 70% setelah furniture dikirim. Perusahaan menerima uang tunai, cek, dan pembayaran kartu kredit. Semua kas yang diterima didepositokan ke bank pada akhir hari oleh petugas penjualan. Jika sebuah cek atau pembayaran kartu kredit dilakukan, petugas penjualan menyerahkan bukti cek dan bukti pembayaran kartu kredit tersebut ke petugas akuntansi. Bukti penerimaan tersebut disiapkan dan dikirim ke pelanggan untuk menotifikasi pembayaran.
Pada akhir hari, petugas penjualan menumpuk faktur (dalam batch) dan memberikan tumpukan kopi kedua ke petugas gudang, kopi ketiga ke akuntansi dan kopi terakhir didokumentasi oleh petugas penjualan untuk referensi nanti.
Petugas akuntansi mencatat total order penjualan berdasarkan tumpukan faktur ke database order penjualan dan juga mencatat informasi pelanggan ke database pelanggan, dan mendokumentasikan faktur-faktur itu berdasarkan nomor invoice. Sebagai tambahan, petugas juga memutakhirkan database persediaan pada saat order penjualan dicatat. Di gudang, petugas gudang menyiapkan order pelanggan berdasarkan rincian yang dijelaskan di faktur. Dia juga memutakhirkan alokasi kuantitas di gudang sehingga mengurangi persediaan tersedia yang tercatat di daftar persediaan yang ada gudang. Saat order selesai, maksimal tujuh hari, furniture siap dikirim ke pelanggan. Petugas pengiriman menggunakan faktur sebagai bukti pengiriman dimana ditetapkan arah pengiriman dan tanggal kirim yang disepakati. Sebagai tambahan, faktur tersebut juga bertindak sebagai alat konfirmasi pengiriman dimana pelanggan menandatangani faktur bahwa furniture telah diterima (turnaround document).
CD memberikan jaminan lima tahun untuk furniturnya. Bila terdapat furnitur yang kondisinya tidak baik, pelanggan dipersilakan meminta jaminan itu dan memberikan Formulir Feedback ke CD. Atas dasar formulir itu, petugas operasi mengecek database pelanggan untuk verifikasi catatan order penjualan pelanggan bahwa furnitur yang dibeli cocok dengan barang yang diklaim. Setelah pengecekan catatan pelanggan, petugas operasi melakukan inspeksi dan jika klaim itu legal, terbukti bahwa jaminan tersebut absah, CD akan memperbaiki furnitur atau menggantinya, atau dibeberapa kasus memberikan diskon kas atau pengembalian kas.
Analisis Kelompok
1. Janet Kalyana
PT. CD Design yang bergerak dibidang furniture memiliki sistem pendataan barang yang baik. Setiap terjadi transaksi pembelian, petugas akan memutakhirkan database persediaan stok barang di gudang. Sehingga petugas dapat mengetahui stok ketersediaan barang karena data yang selalu di update. Selain itu petugas juga dapat langsung membuat kembali furniture yang stok-nya kosong.
Petugas juga mencatat total order penjualan berdasarkan tumpukan faktur ke database order penjualan dan mencatat data informasi pelanggan ke dalam database pelanggan serta mengumpulkan faktur – faktur berdasarkan nomor invoice. Jadi PT tersebut memiliki data yang lengkap mulai dari data penjualan sampai data informasi pelanggan.
PT. CD Design juga memberikan jaminan selama lima tahun untuk setiap furniture yang dibeli. Jika pelanggan mengalami kerusakan pada furniture yang dipesan, pelanggan dapat melakukan klaim dengan memberikan formulir feedback yang kemudian akan dicocokkan dengan data penjualan pelanggan yang di-input ketika pelanggan melakukan transaksi pembelian furniture tersebut. Jika data cocok, maka PT. CD Design akan melakukan perbaikan furniture atau diganti dengan yang baru.
2. Tommy Armando
Pengendalian aplikasi dalam siklus penjualan PT. CD menunjukan bahwa PT. CD memiliki dua tujuan utama dalam menjalankan bisnisnya. PT.CD nampak melakukan pengecekan berkala untuk memastikan ketersediaan barang persediaan mereka ini berguna untuk memberikan mereka pengetahuan mengenai ketersediaan barang yang tersedia.
Selain itu PT. CD menjamin pengiriman barang dengan cepat setelah order selesai dilakukan PT. CD menjamin pengiriman dalam waktu 7 hari kerja, perusahaan dan pembeli juga membuat kesepakatan kapan akan dilakukan pengiriman barang sehingga tujuan lain dari mereka tercapai yaitu menjamin produk yang dipesan pelanggan sampai dengan aman sehingga validitas terpenuhi.
Dengan melakukan dua hal tersebut PT. CD mampu meningkatkan efektifitas dan tingkat kepuasan pelanggan, hal ini penting guna meningkatkan tingkat reputasi perusahaan di masyarakat dengan harapan dapat menarik minat pembeli-pembeli baru.
3. Bayu Pradana
PT CD salah satu produsen terkenal sejak era 80-an.Yang memproduksi furniture rumah, yang membuat PT CD semakin digemari pelanggan yaitu hasil karyanya yang selalu menarik sehingga membuat pelanggan puas akan hasilnya dan menanti konsep terbaru dari PT CD. Pelayanannya yang cepat, penataan barang yang rapi di gerai dan pembuatan tampilan yang menarik di catalog dengan menyusunnya secara sesuai category sehingga memudahkan pelanggan mudah menemukannya, dan tidak perlu waktu lama dalam mencari ketersediaan barang karena sudah disusun sedemikian rupa.
PT CD sudah membuka cabangnya dibanyak negara kini markas terbesar atau pusatnya kini berada di singapura khususnya divictoria, serta di negara asia lainnya, kabar baik untuk negara INDONESIA kini PT CD sudah tersedia disini. Pelayanan yang ramah mengikuti kemauan dari pelanggan contohnya seperti dalam pengiriman beban pengiriman akan ditangani oleh PT CD jika pelanggan sudah menyetujui. Tidak ada keterpaksaan dalam proses ini.
Segala bentuk pembelian bukti pembayaran akan diberikan pada pelanggan dan manajemen keuangan akuntansi supaya jelas kas pemasukan guna mencapai tujuan yang diinginkan dan meningkatkan proses pelayan yang nantinya akan berdampak pada kemajuan PT CD dan menjaga kepuasan pelanggan.
DAFTAR PUSTAKA
1. https://naniksuharti.wordpress.com/2017/12/01/audit-sistem-informasi-pengendalian-internal-umum-dan-aplikasi/ (Diakses pada 16 Oktober 2018 pada pukul 14.35 WIB)
2. http://jasminear11.blogspot.com/2017/10/standar-dan-panduan-audit-sistem.html (Diakses pada 16 Oktober 2018 pada pukul 14.55 WIB)
(Diakses pada 16 Oktober 2018 pada pukul 15.35 WIB)
Tidak ada komentar:
Posting Komentar